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發起項目:將預期量化,讓團隊成員達成共識

作者: 時間:2019年04月22日 信息來源:

    1、 項目顯示出變化和發展為不可控的傾向。

    2、 對發起條件的敏感性。

    3、 這個項目會對誰產生影響?誰決定了項目的成功,他們的預期是什么?項目的限制是什么?你怎樣讓大家對項目結果達成共識?

    4、 你怎樣讓大家對項目結果達成共識:1、確定所有利益相關方 2、確定主要利益相關方 3、有效地對主要利益相關方進行訪談。

    5、 利益相關方:是指積極參與到項目中,或會因為項目產生正面或負面影響的人或組織。

    6、 項目管理的一個關鍵點就是絕對不要有盲區。

    7、 確定主要利益相關方:對項目給予的輸入越多,你成功的勝算就越大。

    8、 主要利益相關方:是指任何一個決定項目成功或失敗的人。

    9、 工具:主要利益相關方D.A.N.C.E
 

    10、要求項目經理先聽后說,仔細聆聽不要打斷對方,之后要敢于提問直到你對預期有了完全清晰的認識。

    11、另外也要準備幾個關鍵的問題以便必要的時候來引導談話的方向,這會令他們非常欣賞。成為一名好的訪談者只需做好準備。首先必須明確在和主要利益相關方短暫的會面中要從他們那里得到什么信息,準備幾個好的問題,豎起耳朵仔細聆聽就足夠了。

    12、詞匯只是我們腦中影像的代碼,確認核心點,勿要想當然。

    13、利亞姆:“科麗,我要去吃午餐,需要給你帶點什么嗎?”

    科麗:“謝謝你,那能不能幫我帶一個蘋果呢?”

    利亞姆:“蘋果種類很多,你想要的是什么大小、顏色和類型的蘋果呢?”

    科麗:“利亞姆,謝謝你的問題,我想要中等偏大的紅蘋果,如果有蛇果就最好了。”

    利亞姆:“如果水果店只有青蘋果呢?”

    科麗:“那就不要浪費錢了,因為我不怎么喜歡青蘋果,謝謝你的確認。”

    利亞姆:“不客氣。”

    這樣利亞姆腦中的圖像就和我的一樣了,預期非常明確,故事雖然簡單,但背后的道理

    對任何項目都適用。

    14、你采訪主要利益相關方的目標就是破譯他們腦中的圖像。

    15、而你的目標就是在項目開始前,充分了解每個主要利益相關方的獨特視角及預期。

    16、表格:

    17、溝通需求:您希望我在項目進行中如何向您匯報進展?用什么方式與您溝通?

    18、可能的局限區域:范圍/質量/資源/預算/風險/時間。

    19、與項目主要利益方討論越充分,你對項目的期望結果月明確。

    20、工具:提問漏斗:
 
21、“結果”是訪談成功的關鍵:“那么您的意思是……我理解得對嗎?”這類問題能夠驗證

    你是否真正了解了被采訪者的想法,從而確保一切都清晰明了。

    22、解碼領導頭腦中對于成功的圖像。

    23、:“為什么高層領導認為這件事很重要?這個項目和什么目標或戰略有關?”不是你講給他人聽而是聽利益相關方的回答。

    24、下面是進行團體訪談的方法:

    1、將盡可能多的利益相關方聚在一個會議室里或電話會議上。

    2、設定嚴格的時間表,承諾會在規定時間內結束會議并信守你的承諾。

    3、設立會議規則:不能打斷其他人講話,這是為了讓每個人都能聽到其他人的意見。

    4、給每個人幾分鐘時間回答你的問題。

    5、不要就提出的問題展開討論,只有當你需要澄清和確認時再提問,然后感謝發言者并繼續下一步驟。

    6、認真記錄每個人的發言。

    7、感謝所有參與人,如果他們還有更多建議,那接下來可以邀請他們進行一對一談話。

    8、會后分發會議紀要。

    25、項目管理知識體系(PMBOK)中范圍說明的定義是:“范圍說明為將來項目決策以及確認和發展利益相關方對于項目范圍的共識提供了一個書面的依據,隨著項目的發展,在經過同意的前提下可以對其進行修改、完善以反映項目范圍的變化。”

    26、項目發起技巧和工具:

    ◇ 技巧:確定所有的利益相關方

    工具:團隊頭腦風暴

    ◇ 技巧:確定主要利益相關方

    工具:主要利益相關方D.A.N.C.E

    ◇ 技巧:主要利益相關方訪談

    工具:提問漏斗

    ◇ 技巧:項目范圍描述文件

    工具:項目范圍描述書
 
 

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